資料検証チェックリスト
PTA関連資料の主体、日付、対象、根拠、学校関与を確認するためのチェックリストです。
基本情報
作成主体、宛先、年度、作成日、配布・回収主体、学校関与の範囲を確認します。PTA会長名の文書を学校が配布・回収している場合や、学校名の文書がPTAの入会・会費・名簿取得を扱う場合は、学校とPTAの役割分担も確認します。
1. 資料の基本情報
- 資料名は何か。
- 作成主体は学校、PTA、教育委員会、PTA連合会のどれか。
- 作成日、配布日、対象年度は分かるか。
- 原本、画像、写し、委員会編集資料のどれか。
2. 入会手続
- 加入申込書か、非加入届か、単なる調査票か。
- 未提出者をどう扱う記載があるか。
- 会費額、会則、退会方法が事前に示されているか。
- 学校書類とPTA加入意思が混ざっていないか。
3. 個人情報
- 提供先、利用目的、提供項目が明記されているか。
- 学校が保有情報をPTA目的で自ら利用しているか、又はPTAへ提供しているかを分けて確認したか。
- 同意の自由性、撤回方法、提供記録があるか。
- 非会員情報や協力金対象者の特定を前提としていないか。
4. 会費徴収
- PTA会費と学校徴収金が分離されているか。
- 請求主体はPTAか学校か。
- 学校が関与する場合、加入・会費債務、口座情報の利用、校務・服務、決裁、会計区分を確認できるか。
- 非会員に対する請求根拠が書かれていないか。
5. 教職員関与
- 勤務時間中にPTA事務を行う記載があるか。
- 校務、職専免、兼職兼業の区分があるか。
- 名簿、会計、役員選出、配布回収を教職員が担っていないか。
- 根拠規程や決裁記録があるか。
6. 施設利用・学校関与
- 学校施設の使用許可や条件があるか。
- 校内配布、印刷、保管、児童経由回収があるか。
- 学校連絡ツールでPTA案内を送っていないか。
- 教育上・管理上の支障を確認した記録があるか。
チェック後の照会化
確認結果を照会事項へ整理します。入会届が見当たらない場合は、学校又はPTAに対して、入会申込書、承諾記録、会員名簿、会費請求根拠の有無を確認します。
- 資料の所在を聞く。
入会申込書、同意書、会則、会費規定、名簿提供記録、施設使用許可、職専免・兼職兼業記録が存在するかを聞きます。 - 主体を分ける。
学校が判断したこと、PTAが判断したこと、教育委員会が確認すべきことを混ぜずに書きます。 - 根拠を聞く。
根拠となる規程、決裁、同意、委任を確認します。 - 非会員情報を問う。
非会員を特定する仕組み、非会員児童の扱い、協力金・実費徴収の対象把握があるかを確認します。 - 学校関与の停止条件を問う。
任意加入や個人情報の整理が不十分な場合、校内配布、学校連絡ツール、学校施設、学校口座徴収を継続するのか確認します。
確認先の分け方
学校に聞くこと学校が配布・回収・保管・送信・徴収・施設許可をしたか。学校保有情報をPTA目的で使ったか。教職員が勤務時間内に関与したか。
PTAに聞くこと入会申込書、会則、会費請求根拠、個人情報取得同意、退会方法、非会員の取扱い、役員選出手続きがあるか。
教育委員会に聞くこと学校関与の基準、個人情報の目的外利用確認、学校徴収金との分離、施設使用許可、職専免・兼職兼業の運用確認。
確認事項：資料の主体、学校関与の有無、根拠文書の存否、判断主体を確認します。