PTA運営適正化ガイドライン

PTA入会申込書

令和　　年　　月　　日

○○小学校PTA　御中

私は、○○小学校PTAに入会することを申し込みます。

■ 児童氏名：______________________（　　年　　組）
■ 保護者氏名：______________________
■ 住所：______________________
■ 電話番号：______________________
■ メールアドレス（任意）：______________________

【確認事項】（□にチェックをご記入ください）
□ PTAへの入会は任意であることを理解しています
□ 退会はいつでも申し出ることができることを理解しています
□ 個人情報はPTA活動の目的のみに使用されることを確認しました
□ 年会費 ______円 の支払いに同意します
□ 非加入者の子どもへの差別的取扱いが行われないことを確認しました

署名（自署）：______________________

※ 本申込書は任意です。未提出の場合は非加入として扱われます。
※ 退会届は随時受け付けています。

PTA退会届

令和　　年　　月　　日

○○小学校PTA　御中

私は、○○小学校PTAを退会することを申し出ます。

■ 児童氏名：______________________（　　年　　組）
■ 保護者氏名：______________________
■ 退会希望日：令和　　年　　月　　日

退会後は、私および家族の個人情報をPTAの活動に
使用しないよう、また速やかに削除・廃棄されるよう
お願いいたします。

署名（自署）：______________________

※ 退会届受理後、個人情報の削除・廃棄完了の
　 通知をいただけますようお願いいたします。

PTA会費口座振替委任状

令和　　年　　月　　日

私は、○○小学校PTAに対し、以下の条件でPTA会費の
口座振替を委任します。

■ 金融機関名：______________________
■ 支店名：______________________
■ 口座種別：　□普通　□当座
■ 口座番号：______________________
■ 口座名義（カナ）：______________________

■ 振替金額：年　　　　円（月　　　　円）
■ 振替開始：令和　　年　　月より
■ 振替終了：退会届提出の翌月末まで

【確認事項】
□ 本委任はPTA会費の徴収目的のみに使用されます
□ 退会後は本委任状を速やかに廃棄することに同意します
□ 口座情報は第三者（学校を含む）に提供されません

委任者署名（自署）：______________________

※ 本委任状はPTA独自の管理のもと厳重に保管されます。
※ 学校の口座情報とは別に管理されます。

PTA個人情報取得・利用同意書

令和　　年　　月　　日

○○小学校PTA　御中

私は、○○小学校PTAが下記の範囲で個人情報を取得し、
利用することに同意します。

1　取得する情報
□ 保護者氏名
□ 児童生徒氏名・学年・組
□ 連絡先（電話番号・メールアドレス）
□ 会費管理に必要な情報（会員番号等）
□ その他：________________________________

2　利用目的
□ PTA会員管理
□ PTA活動に関する連絡
□ 会費の請求・入金確認
□ 総会、役員選出、委員会活動に関する連絡
□ その他：________________________________

3　第三者提供
PTAは、本人の同意なく、学校、教育委員会、他団体、
事業者その他の第三者に個人情報を提供しません。
委託先がある場合は、委託先名、委託内容、管理方法を
事前に明示してください。

4　学校保有情報との分離
本同意は、PTAが本人から直接取得する情報に関するものです。
学校が保有する児童生徒・保護者情報をPTAへ提供することへの
同意ではありません。学校保有情報を利用する場合は、別途、
利用目的、提供先、提供項目、根拠を明示してください。

5　退会時の取扱い
退会または卒業後、PTAは利用目的の達成に必要な範囲を超える
個人情報を速やかに削除または廃棄し、希望があればその完了を
通知してください。

保護者氏名：______________________
児童生徒氏名：______________________
署名（自署）：______________________

PTA運営に関する学校関与状況の照会書

令和　　年　　月　　日

○○市教育委員会　御中
○○学校長　御中

照会者：______________________
連絡先：______________________

下記について、文書名、作成主体、作成日、保管部署、
根拠規定または根拠資料を示してご回答ください。

1　入会手続
□ PTA入会申込書の様式はありますか。
□ 全保護者を会員とみなす規約・通知・慣行はありますか。
□ 未提出者を非加入として扱う運用になっていますか。

2　個人情報
□ 学校が保有する児童生徒・保護者情報をPTAへ提供していますか。
□ 提供している場合、本人同意、利用目的、提供項目、提供記録はありますか。
□ 学校連絡アプリ、配信メール、学級名簿等をPTA連絡に使用していますか。

3　会費徴収
□ 学校徴収金とPTA会費を同じ文書・口座・引落しで扱っていますか。
□ 未加入者または未提出者からPTA会費を徴収しない確認手順はありますか。
□ 未納管理、督促、返金は誰が行っていますか。

4　教職員関与
□ 教職員がPTA会計、集金、名簿作成、役員選出、文書配布回収を行っていますか。
□ 勤務時間中にPTA事務を行う場合の職務命令、職専免、兼職兼業手続はありますか。

5　学校施設利用
□ PTAが校内で印刷、保管、掲示、会議、配布、回収を行う場合の使用許可手続はありますか。
□ 使用料、管理責任、事故時責任の整理はありますか。

6　回答方法
上記各項目について、存在する資料の写し、存在しない場合は
「不存在」として、令和　　年　　月　　日までにご回答ください。

以上

PTA会費徴収方法の分離に関する申入書

令和　　年　　月　　日

○○学校長　御中
○○小学校PTA会長　御中
必要に応じて：○○市教育委員会　御中

申入者：______________________

現在、PTA会費が学校徴収金と同じ案内文、同じ口座、
同じ引落し、同じ未納管理で扱われている場合、保護者から見て
学校の公的徴収と任意団体会費の区別が困難になります。

つきましては、下記の事項を確認し、PTA会費徴収を学校徴収金と
分離する方向で整理してください。

1　確認事項
□ PTA会費の徴収主体はPTAであること
□ 入会申込書未提出者または非加入者から徴収しないこと
□ 学校徴収金の案内文にPTA会費を当然の負担として記載しないこと
□ 学校口座または学校管理口座でPTA会費を保管しないこと
□ 教職員がPTA会費の督促、未納管理、返金事務を行わないこと

2　求める対応
□ PTA会費はPTAが直接請求・収納する方式へ移行すること
□ 学校徴収金の文書からPTA会費を分離すること
□ 既に徴収した会費について、加入意思確認記録の有無を確認すること
□ 誤徴収がある場合は返金方法を明示すること

3　回答期限
令和　　年　　月　　日までに、現行方式の根拠資料、
分離予定、移行時期をご回答ください。

以上

PTAによる学校保有情報・学校連絡ツール利用に関する確認書

令和　　年　　月　　日

○○学校長　御中
○○小学校PTA会長　御中

確認者：______________________

PTAが会員管理、連絡、役員選出、行事案内、会費徴収等のために、
学校が保有する児童生徒・保護者情報または学校連絡ツールを
利用している場合、下記の点について確認を求めます。

1　学校保有情報の利用
□ PTAへ提供した情報の項目
□ 提供日、提供方法、提供先、提供記録
□ 本人同意の取得方法
□ 利用目的の明示方法
□ 非会員または未提出者の情報を除外する手順

2　学校連絡ツールの利用
□ 学校配信メール、学校アプリ、児童経由配布物をPTA連絡に使っていますか。
□ 使っている場合、送信主体、文案作成者、承認者、送信記録を示してください。
□ PTAから学校への依頼文書または協定書があれば示してください。

3　今後の整理
□ PTAは、入会申込書または個人情報同意書により本人から直接情報を取得すること
□ 学校保有情報をPTA名簿作成に流用しないこと
□ 学校名簿を基礎とする包括的な非会員名簿を作らず、必要な最小限の処理記録は目的・保存期間を定めること
□ 学校連絡ツールをPTA内部連絡に使う場合は、根拠と責任主体を明示すること

令和　　年　　月　　日までに、資料の有無を含めてご回答ください。

以上

○○小学校PTA個人情報取扱規則（抜粋）

制定　令和　　年　　月　　日

第1条（目的）
本規則は、個人情報保護法に基づき、○○小学校PTA
（以下「本会」という）が取り扱う個人情報の適正な
管理について定めることを目的とする。

第2条（収集の原則）
本会は、PTA活動の運営に必要な範囲で個人情報を
収集する。収集は入会申込書、電子フォーム等により本人へ
利用目的を示し、必要な意思確認を得た上で行う。
学校保有情報は、学校側の利用・提供根拠と本会側の
利用目的を確認できない限り受け取らない。

第3条（利用目的）
収集した個人情報は以下の目的にのみ使用する。
・会費の徴収
・PTA活動に関する連絡
・役員選出に関する手続き

第4条（第三者提供の禁止）
本人の書面による同意なく、第三者（学校・
教育委員会を含む）に個人情報を提供しない。

第5条（退会後の取扱）
退会届受理後、会計・紛争対応・法令上の保存等に
必要な記録を除き、利用目的を失った個人情報を
保存期間に従って削除または廃棄する。

第6条（開示・訂正・削除の請求）
会員は、自己の個人情報について、本会に対し
開示・訂正・削除を請求することができる。
本会は正当な理由なくこれを拒むことができない。

第7条（安全管理措置）
個人情報は施錠できる場所に保管し、
デジタルデータは適切なパスワード管理のもとで
取り扱う。役員交代時には速やかに引き継ぐ。